Cómo cobrar una factura vencida

Saber cómo cobrar una factura vencida exige comprobar primero si la deuda ya es vencida, líquida y exigible, revisar la documentación y reclamar el pago por un medio que deje constancia. Si el cliente sigue sin pagar, puede valorarse una reclamación judicial, siempre en función del tipo de deudor, de lo pactado y de las pruebas disponibles.

Desde el punto de vista jurídico, el punto de partida está en la fuerza obligatoria de los contratos del artículo 1091 del Código Civil, y en el régimen de mora e indemnización por incumplimiento de los artículos 1100, 1101 y 1108 CC. Si se trata de una operación comercial entre empresas o profesionales, además habrá que atender a la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, que regula plazos de pago, intereses de demora y compensación de costes de cobro en supuestos de impago de clientes.

Qué hacer cuando una factura está vencida

En la práctica, una factura está vencida cuando ha llegado la fecha de pago prevista y el cliente no ha abonado el importe. Para reclamar con solidez, además de estar vencida, la deuda debe ser determinada en su cuantía y exigible, es decir, no sujeta a una condición pendiente o a una controversia real sobre si el servicio se prestó o el producto se entregó.

Si no existe una fecha pactada de pago, habrá que analizar el contrato, el presupuesto aceptado, las condiciones generales o, en operaciones comerciales, los plazos legales aplicables. En relaciones entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 puede resultar especialmente relevante, pero su aplicación dependerá de que estemos realmente ante una operación comercial en el sentido de la norma.

Como pauta práctica, conviene actuar por este orden: comprobar vencimiento, reunir pruebas, requerir el pago y dejar preparado el expediente por si después hubiera que reclamar la deuda.

Qué documentación conviene revisar antes de reclamar

La viabilidad de reclamar una factura impagada dependerá muchas veces de la documentación de la deuda. No basta con emitir la factura si luego no puede acreditarse el encargo, la entrega o la prestación efectivamente realizada.

• Factura emitida, con fecha, concepto e importe.
• Contrato, hoja de encargo o presupuesto aceptado.
• Albaranes firmados o justificantes de entrega.
• Correos electrónicos, mensajes o comunicaciones donde el cliente confirme el trabajo o no discuta la deuda.
• Pruebas de prestación del servicio: informes, partes de trabajo, accesos, entregables o cualquier evidencia equivalente.

También conviene revisar si las partes pactaron válidamente intereses, plazos de pago u otros efectos del impago. Esa autonomía de la voluntad, reconocida en el artículo 1255 CC, opera dentro de los límites legales y no sustituye lo que disponga la norma aplicable en cada caso.

Requerimiento de pago: cómo reclamar la factura de forma extrajudicial

Antes de demandar, suele ser aconsejable efectuar un requerimiento de pago claro, serio y documentado. Puede hacerse por un medio que deje constancia del envío y de su contenido, como burofax, correo electrónico certificado o cualquier sistema equivalente según el caso.

Ese requerimiento debería identificar la factura, el importe pendiente, la fecha de vencimiento y el plazo razonable para pagar. Además, puede servir para acreditar la mora cuando proceda. En el Código Civil, el artículo 1100 vincula la mora del deudor, con carácter general, a la exigencia judicial o extrajudicial del acreedor, salvo en los supuestos en que la propia obligación o la ley determinen otra cosa.

Si el deudor es consumidor, conviene extremar la claridad de la reclamación y revisar la normativa de consumo y las condiciones pactadas. Si se trata de morosidad entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 puede ofrecer un marco más específico para intereses y costes de cobro.

Intereses de demora y costes de cobro: cuándo pueden reclamarse

No todos los impagos generan las mismas consecuencias económicas. Hay que distinguir entre lo que deriva de la ley y lo que puede haberse pactado.

El artículo 1101 CC contempla la indemnización de daños y perjuicios en casos de incumplimiento, negligencia o mora. En deudas de dinero, el artículo 1108 CC establece que, si el deudor incurre en mora, la indemnización consistirá en el pago de los intereses convenidos y, a falta de pacto, en el interés legal.

En operaciones comerciales, la Ley 3/2004 prevé el devengo de intereses de demora y reconoce el derecho a reclamar una compensación por costes de cobro en los términos legales. Ahora bien, su aplicación concreta dependerá del tipo de operación, de la fecha de pago aplicable y de si concurren los requisitos de la norma.

Qué opciones valorar si el deudor no paga

Si el requerimiento extrajudicial no funciona, puede valorarse una reclamación judicial. Cuando la deuda sea dineraria, vencida, exigible y acreditable documentalmente, el proceso monitorio suele ser una vía habitual, aunque no es una solución automática ni universal.

La conveniencia de acudir al monitorio, a un juicio declarativo u otra estrategia dependerá de varios factores: si el deudor discute la deuda, si existen defectos en la documentación, si se reclaman intereses o costes de cobro y si el cliente es empresa, profesional o consumidor.

Antes de iniciar una reclamación, conviene valorar también la solvencia del deudor, el importe adeudado y el coste práctico de continuar.

Errores frecuentes al reclamar una factura impagada

• Reclamar sin revisar si la factura está realmente vencida y exigible.
• Confiar solo en la factura, sin acreditar el contrato o la prestación realizada.
• No requerir el pago por un medio que deje prueba.
• Aplicar automáticamente la Ley 3/2004 a cualquier impago, incluso cuando no hay operación comercial entre empresas o profesionales.
• Reclamar intereses o costes de cobro sin analizar si derivan de la ley o de un pacto válido.

En resumen, para reclamar una deuda vencida con más seguridad conviene verificar el vencimiento, ordenar la documentación, realizar una reclamación extrajudicial bien planteada y, si el impago persiste, estudiar la vía judicial más adecuada. Una buena preparación documental puede marcar la diferencia tanto para negociar como para reclamar con fundamento.

Si tienes varias facturas pendientes o dudas sobre intereses de demora, costes de cobro o viabilidad del monitorio, puede ser razonable revisar el caso con criterio jurídico antes de dar el siguiente paso con un abogado para reclamación de facturas.